Privacyverklaring

Laatste update: mei 2026

Bij De Vlotte Vloot hechten we veel waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor we deze gebruiken, met wie we ze delen en hoe we jouw gegevens beveiligen.

1. Wie zijn wij?

De Vlotte Vloot, handelsnaam van Ship Happens vof

Website: www.devlottevloot.nl

E-mail: info@devlottevloot.nl

KvK-nummer: 86002279

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die jij zelf aan ons verstrekt via:

Het contactformulier
E-mailverkeer
Boekingsaanvragen
Telefonisch contact
De kostenindicatie-tool op onze website (als je daarbij contactgegevens achterlaat)
Onze AI-chatbot Lotte (alleen als je in een gesprek vrijwillig persoonsgegevens deelt — Lotte vraagt hier zelf niet om)

Het gaat hierbij om:

Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
(Eventueel) bedrijfsnaam
Inhoud van je bericht, aanvraag of chatgesprek

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor:

Het beantwoorden van vragen
Het verwerken van reserveringen
Het opstellen van offertes of facturen
Het verbeteren van onze dienstverlening (waaronder het actueel houden van de kennisbank van chatbot Lotte)
Wettelijke administratieverplichtingen

Wij gebruiken jouw gegevens niet voor marketingdoeleinden tenzij je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

4. Onze AI-chatbot Lotte

Op onze website kun je vragen stellen aan Lotte, onze digitale assistent. Lotte is een AI-toepassing, gebouwd met technologie van Anthropic (Claude). We vinden transparantie hierover belangrijk:

Lotte begint elk gesprek met de melding dat zij een AI-assistent is — geen mens.
Lotte beantwoordt vragen over onze boten, arrangementen en praktische zaken. Zij kan geen definitieve reserveringen of toezeggingen doen; daarvoor verwijst zij door naar persoonlijk contact.
Je kunt vrijwillig persoonsgegevens delen in een gesprek (bijvoorbeeld als je een terugbelverzoek wilt achterlaten). Lotte vraagt hier zelf niet om.
Chatgesprekken worden door Anthropic verwerkt namens ons als verwerker. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om hun AI-modellen te trainen.
Geanonimiseerde gesprekken kunnen worden gebruikt om de antwoorden van Lotte te verbeteren en de kennisbank uit te breiden.
Wij bewaren chatgesprekken maximaal 90 dagen, daarna worden ze verwijderd.
Wil je liever niet met Lotte communiceren? Dan kun je altijd rechtstreeks contact opnemen via info@devlottevloot.nl of het contactformulier.

5. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Denk hierbij aan:

Versleutelde verbindingen (SSL)
Toegangsbeveiliging van onze systemen
Regelmatige back-ups en updates
Beperkte toegang tot persoonsgegevens — alleen voor wie dit voor zijn of haar werk nodig heeft

6. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij verstrekken jouw gegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of als dit wettelijk verplicht is. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij werken onder andere met:

Boekhoudsoftware — voor facturatie en administratie
Google Workspace — voor e-mail en agenda
Anthropic — voor de werking van chatbot Lotte
Onze hosting- en websitepartij — voor de werking van de website
Samenwerkingspartners zoals bakkers, restaurants en ingehuurde kapiteins — uitsluitend voor de uitvoering van een geboekt arrangement of vaartocht

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig:

Boekings- en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
E-mailcorrespondentie: maximaal 2 jaar na het laatste contact
Chatgesprekken met Lotte: maximaal 90 dagen
Aanvragen die niet tot een boeking hebben geleid: maximaal 1 jaar

8. Cookies

Wij gebruiken alleen functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. We gebruiken geen trackingcookies voor marketingdoeleinden zonder jouw toestemming.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

Inzage te vragen in de gegevens die wij van jou bewaren
Je gegevens te laten corrigeren of verwijderen
Bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens
Je toestemming in te trekken (indien van toepassing)
Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Stuur je verzoek naar info@devlottevloot.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen de wettelijke termijn van vier weken.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld als wij nieuwe diensten of tools introduceren. De meest actuele versie vind je altijd op onze website.

Vragen?

Heb je vragen over je privacy of over deze verklaring? Neem dan gerust contact met ons op via info@devlottevloot.nl.